Wichtigkeit der GoBD
Der immer weiter steigenden Fokus des Gesetzgebers, der Finanzverwaltung und der Betriebsprüfer auf die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) hat für Unternehmen weit reichende Konsequenzen. Die Finanzverwaltung hat mit einem weiteren BMF-Schreiben diese Anforderungen weiter konkretisiert.
Diese Informationen sind wichtig für Sie und Ihr Unternehmen, weil die Nichtbeachtung der entsprechenden Anforderungen, respektive die fehlende Umsetzung sich daraus ergebender Prozesse im Kontext einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen und zu Steuernachzahlungen führen kann. Dafür genügt grundsätzlich bereits ein rein formaler Mangel aus.
Wir haben daher für Sie die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Digitale Verarbeitung von Belegen
Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden. Dabei müssen alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst werden. Ob dies in Papierform oder elektronisch erfolgt, bleibt Ihnen als Steuerpflichtigem grundsätzlich freigestellt.
Werden Geschäftsvorfälle elektronisch erfasst, müssen einige Dinge beachtet werden. Sie dürfen nach Ihrer Verarbeitung nicht unbefugt und ohne Nachweis des vorherigen Zustands geändert werden können. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein. Dabei hängt die Art und der Umfang der Auswertbarkeit von den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten ab.
Hinsichtlich der Aufbewahrung gelten verschiedene Regeln. Wichtig ist, dass Sie diese Rahmenbedingungen kennen und für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Sorge tragen. Denn Sie tragen als Unternehmer die Verantwortung dafür, dass die allgemeinen Grundsätze zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eingehalten werden.
Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung ist für den Betriebsprüfer eine einfache Gelegenheit zur Zuschätzung, bei der kein konkreter Sachverhalt für sich genommen aufgegriffen werden muss.
Sind aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente im Unternehmen entstanden, sind diese in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden sind. Sie dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen auch nicht ausschließlich in gedruckter Form aufbewahrt werden. Außerdem müssen Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.
Beispielsweise ist bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen mit Word oder Excel zu beachten, dass eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig ist, wenn die Ausgangsrechnungen elektronisch aufbewahrt werden. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- und Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.
Es wird unmittelbar ersichtlich, dass für die Einhaltung der Anforderungen der GoBD ein stringenter Prozess auf fast allen Unternehmensebenen notwendig ist.
Im Rahmen unserer Beratung verfolgen wir mit Ihnen in dieser Situation zwei Ziele. Zunächst möchten wir Sie dabei unterstützen, Ihre buchführungsmäßigen Pflichten in allen Bereichen zu erfüllen, damit das Betriebsprüfungs-Risiko reduziert wird. Darüber hinaus streben wir an, die Pflicht zur Umsetzung der verschiedenen Maßnahmen zu nutzen und noch nicht gehobene Optimierungspotentiale mit Ihnen zu realisieren.
Verfahrensdokumentation
Früher war es üblich, dass steuerlich relevante Daten in der Hauptsache papierhaft in den Unternehmen der Steuerpflichtigen eingingen. Heutzutage gehen den Unternehmen diese Daten aber zunehmend digital zu und verlassen das Unternehmen auch auf dem gleichen Weg.
Aus diesem Grund muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, sobald Systeme zur Verarbeitung von digitalen Belegen im Unternehmen eingesetzt werden. Die Verfahrensdokumentation hat dabei alle Vor- und Hauptsysteme zu erfassen. Sinn und Zweck der Verfahrensdokumentation ist es, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und das Unternehmen zu ermöglichen. Dieser Anspruch leitet sich aus den handelsrechtlichen Buchführungspflichten gem. § 238 (1) S. 2 HGB und der Abgabenordnung gem. § 145 (1) S. 1 AO ab.
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation erscheint auf den ersten Blick wie sehr viel aufwendige Zusatzarbeit ohne erkennbaren Nutzen für das Unternehmen. Allerdings beinhaltet die Verfahrensdokumentation auch Chancen.
Da die Verfahrensdokumentation eine komplette Bestandsaufnahme und Verschriftlichung der Unternehmensprozesse erfordert, bietet sich die Möglichkeit Prozesse schriftlich zu fixieren und zusätzliche Transparenz für alle Mitarbeitenden zu erzeugen. Unterschiedliche Prozessbeschreibungen werden so auf einen einheitlichen Standard gebracht. Darüber hinaus können unwirtschaftliche Abläufe eliminiert und die Effizienz insgesamt gesteigert werden.
Außerdem wird bestehendes Wissen durch die schriftliche Prozessdefinition fixiert, sodass bei Personalwechseln kein Wissen über bestimmte Sachverhalte verloren geht. Binden Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation also am Besten Ihre Mitarbeiter mit ein, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Ihre Mitarbeiter haben das „Erfahrungswissen“ und tragen im unternehmerischen Alltag erheblich zum geordneten Ablauf der anfallenden Arbeit bei. Nutzen Sie dieses Wissen!
Zu guter Letzt hilft Ihnen die Prozessdefinition im Rahmen der Verfahrensdokumentation lange Einarbeitungszeiten bei neuen Teammitgliedern zu reduzieren und im Falle von Krankheits- oder Urlaubsvertretung den Zeitverlust zu minimieren.
Sie haben Fragen zum Thema der GoBD und dem Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen? Unsere Wirtschaftsprüfer und Steuerberater stehen Ihnen selbstverständlich für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin.