Das Jahr neigt sich bereits dem Ende zu und die Vorweihnachtszeit beginnt. Bei der Planung einer Weihnachtsfeier sollten jedoch die Kosten im Blick behalten werden. Das Überschreiten des Freibetrags von 110,00 € pro teilnehmenden Arbeitnehmer führt zu einer Besteuerung. Zudem ist zu beachten, dass der Freibetrag für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr berücksichtigt werden darf.
Was ist eigentlich eine Betriebsveranstaltung?
Die Feier muss die Voraussetzungen einer Betriebsveranstaltung i. S. d. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG erfüllen. Sie muss den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung haben, wobei der Teilnehmerkreis zu mehr als 50 % aus Betriebsangehörigen (und deren Begleitpersonen) bestehen muss. Ziel einer Betriebsveranstaltung ist, den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander zu fördern. Ferner muss sie allen Betriebsangehörigen offenstehen.
Welche Kosten sind in die Freigrenze einzubeziehen?
Für die Prüfung, ob die Freigrenze i. H. v. 110,00 € eingehalten oder überschritten wurde, sind die Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung relevant. Dazu zählen alle Kosten einschließlich der Umsatzsteuer, die durch die Betriebsveranstaltung verursacht wurden. Hierzu gehören z. B. Kosten für die Räumlichkeiten und das Anbieten von Speisen und Getränken (einschließlich gewährter Trinkgelder), die Ausgestaltung der Feier (z.B. Eintrittskarten) sowie ggf. anfallende Reisekosten der Arbeitnehmer. Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung (grundsätzlich Weihnachtspäckchen bis 60 €) sind ebenfalls in die Gesamtkosten einzubeziehen.
Wie werden die Gesamtkosten aufgeteilt?
Bei der Ermittlung der Höhe, der dem Arbeitnehmer zuzurechnenden Kosten, werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Personen geteilt. Die Anzahl der Personen, die zugesagt haben, ist dabei irrelevant. Arbeitnehmern mit einer Begleitperson ist der doppelte Anteil, Arbeitnehmern mit zwei Begleitpersonen der dreifache Anteil usw. zuzurechnen.
Beträgt der dem Arbeitnehmer zuzurechnende Anteil weniger als 110,00 €, bleibt der Bezug steuerfrei. Ein übersteigender Betrag kann vom Arbeitnehmer ausgeglichen oder individuell versteuert und verbeitragt werden. Alternativ hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den übersteigenden Betrag nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG pauschal mit 25 % zu versteuern. Diese pauschal besteuerten Einnahmen des Arbeitnehmers sind sozialversicherungsfrei.
Zeitnahe Einreichung der Belege und Teilnehmerliste
Wird die Freigrenze überschritten, ist dies dem Steuerberater bis Februar des Folgejahres mitzuteilen, damit eine Pauschalversteuerung mit der Lohnabrechnung für den Monat Februar vorgenommen werden kann. Nur eine Pauschalbesteuerung bis zum 28.02. des Folgejahres befreit den Arbeitgeber von einer Verbeitragung der Mehrbeträge durch den Sozialversicherungsträger.
Hinweis zur Umsatzsteuer: Übersteigt der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt 110,00 € (einschl. USt) pro Veranstaltung, können aus den zugrunde liegenden Rechnungen keine Vorsteuern geltend gemacht werden, weil in diesem Fall von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten Zuwendung ausgegangen wird.
Mit dem Entwurf des Wachstumschancengesetzes ist eine Erhöhung der Freigrenze von 110,00 € auf 150,00 € ab dem 01.01.2024 geplant.
Sie haben Fragen zur steuerlichen Behandlung Ihrer nächsten Betriebsveranstaltung? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!