Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Ende März 2024 wurde u.a. auch die Neuregelung zur Rechnungsstellung beschlossen. Denn ab dem 01.01.2025 werden alle Umsätze von Unternehmen, die im Inland ansässig sind, von der neuen E-Rechnungsfrist erfasst. Somit sind die Die umsatzsteuerliche Zuordnung von gemischt genutzten Gegenständen zum Unternehmen (§ 15 Abs. 1 UStG) – Zeitpunkt und Dokumentation der Zuordnungsentscheidung Umsätze zwischen Unternehmen [sog. Business-to-Business bzw. B2B] zukünftig verpflichtend über E-Rechnungen abzurechnen. Ausgenommen davon sind gewisse steuerfreie Umsätze.
E-Rechnungen und „technisches Format“
Als E-Rechnung gilt hierbei ein Beleg, der in einem elektronischen Format ausgestellt wird, das der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Dieses Format kommt nicht mit dem Format gleich, das bisher als E-Rechnung bezeichnet wurde. Zusätzlich zum neuen Format muss die E-Rechnung zukünftig elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format zukünftig als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet werden und somit nicht zu den E-Rechnungen gehören.
Auch wenn das Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht, kann es technisch unterschiedlich umgesetzt werden. Diese Umsetzung muss zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Dennoch bleibt es relevant die Umsatzsteuer und die zugehörigen, nach Umsatzsteuergesetz erforderlichen, Rechnungsdaten richtig und vollständig auf jedem Beleg zu erfassen. Dass die bestehenden Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 die Kriterien erfüllen und deshalb als E-Rechnung in neuem Format gelten, stellte das Bundesfinanzministerium in Ihrem Schreiben vom 02.10.2023 klar. Diese Regelungen gelten nicht bei Privatkunden oder sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis 250,00€ und Fahrausweisen, die als Rechnungsbeleg verwendet werden.
Fristen und Übergangsfristen hinsichtlich der Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Bei den Eingangsrechnungen gilt, dass jeder Unternehmer ab dem 01.01.2025 die Rechnung eines anderen Unternehmens in elektronischer Form empfangen und revisionssicher aufbewahren können muss. Dabei gilt auch jeder der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt als Unternehmer.
Für Umsätze, die nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 erbracht werden, gilt beim Rechnungsausgang, dass Unternehmer weiterhin über Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers in einer anderen elektronischen Form abrechnen dürfen, anstatt eine E-Rechnung zu erstellen.
Bei Ausgangsrechnungen für Umsatzausführung nach dem 31.12.2025 und vor dem 01.01.2028 können Unternehmer weiterhin über sogenannte EDI-Rechnungen (Electronic-Data-Interchange-Rechnungen) abrechnen, auch wenn die geforderten Daten nicht automatisch aus Rechnungen extrahiert werden.
Für Umsätze nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028 als Ausgangsrechnungen gilt, dass Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verwenden dürfen, wenn das ausstellende Unternehmen im Vorjahr einen Gesamtumsatz von max. 800.000 € hatte.
Handlungsbedarf trotz Übergangsfristen
Auch wenn für Ausgangsrechnungen durch die Übergangsfristen noch Zeit zum Handeln besteht, sollte man jetzt schon tätig werden. Dies sollte insbesondere geschehen, wenn man die Rechnungen mit einem Vorsystem erstellt, denn man sollte mit dem Softwareanbieter klären, ob die Software spätestens mit Ablauf der Übergangsfrist in der Lage sein wird, Rechnungen in dem geforderten Format zu erstellen.
Bei DATEV Unternehmen online muss man nur eine individuelle E-Mail-Adresse einrichten, an welche alle Eingangsrechnungen weitergeleitet und automatisiert hochgeladen werden. Dadurch stellt die Datev sicher, dass die revisionssichere Aufbewahrung des elektronischen Formats stattfindet.
Bei Datev Auftragswesen next hingegen können Sie E-Rechnungen bereits ab dem Zeitpunkt der Umstellung versenden.
Wirkung der neuen Regelungen
Durch die Regelung zur E-Rechnung eröffnen sich neue Möglichkeiten, um die internen Rechnungswesenprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. So können auch Freigabeprozesse mittels Programmunterstützung schnell, einfach und nachvollziehbar elektronisch implementiert werden. Dies bleibt meist zeit- und ortsunabhängig, da es eine ganze Reihe von Prozess- und Berechtigungskonzepten gibt.
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