E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Ende März 2024 wurde u.a. auch die Neuregelung zur Rechnungsstellung beschlossen. Denn ab dem 01.01.2025 werden alle Umsätze von Unternehmen, die im Inland ansässig sind, von der neuen E-Rechnungsfrist erfasst. Somit sind die Die umsatzsteuerliche Zuordnung von gemischt genutzten Gegenständen zum Unternehmen (§ 15 Abs. 1 UStG) – Zeitpunkt und Dokumentation der Zuordnungsentscheidung Umsätze zwischen Unternehmen [sog. Business-to-Business bzw. B2B] zukünftig verpflichtend über E-Rechnungen abzurechnen. Ausgenommen davon sind gewisse steuerfreie Umsätze.

E-Rechnungen und „technisches Format“

Als E-Rechnung gilt hierbei ein Beleg, der in einem elektronischen Format ausgestellt wird, das der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Dieses Format kommt nicht mit dem Format gleich, das bisher als E-Rechnung bezeichnet wurde. Zusätzlich zum neuen Format muss die E-Rechnung zukünftig elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format zukünftig als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet werden und somit nicht zu den E-Rechnungen gehören.
Auch wenn das Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht, kann es technisch unterschiedlich umgesetzt werden. Diese Umsetzung muss zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Dennoch bleibt es relevant die Umsatzsteuer und die zugehörigen, nach Umsatzsteuergesetz erforderlichen, Rechnungsdaten richtig und vollständig auf jedem Beleg zu erfassen. Dass die bestehenden Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 die Kriterien erfüllen und deshalb als E-Rechnung in neuem Format gelten, stellte das Bundesfinanzministerium in Ihrem Schreiben vom 02.10.2023 klar. Diese Regelungen gelten nicht bei Privatkunden oder sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis 250,00€ und Fahrausweisen, die als Rechnungsbeleg verwendet werden.

Fristen und Übergangsfristen hinsichtlich der Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Bei den Eingangsrechnungen gilt, dass jeder Unternehmer ab dem 01.01.2025 die Rechnung eines anderen Unternehmens in elektronischer Form empfangen und revisionssicher aufbewahren können muss. Dabei gilt auch jeder der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt als Unternehmer.
Für Umsätze, die nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 erbracht werden, gilt beim Rechnungsausgang, dass Unternehmer weiterhin über Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers in einer anderen elektronischen Form abrechnen dürfen, anstatt eine E-Rechnung zu erstellen.
Bei Ausgangsrechnungen für Umsatzausführung nach dem 31.12.2025 und vor dem 01.01.2028 können Unternehmer weiterhin über sogenannte EDI-Rechnungen (Electronic-Data-Interchange-Rechnungen) abrechnen, auch wenn die geforderten Daten nicht automatisch aus Rechnungen extrahiert werden.
Für Umsätze nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028 als Ausgangsrechnungen gilt, dass Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers verwenden dürfen, wenn das ausstellende Unternehmen im Vorjahr einen Gesamtumsatz von max. 800.000 € hatte.

Handlungsbedarf trotz Übergangsfristen

Auch wenn für Ausgangsrechnungen durch die Übergangsfristen noch Zeit zum Handeln besteht, sollte man jetzt schon tätig werden. Dies sollte insbesondere geschehen, wenn man die Rechnungen mit einem Vorsystem erstellt, denn man sollte mit dem Softwareanbieter klären, ob die Software spätestens mit Ablauf der Übergangsfrist in der Lage sein wird, Rechnungen in dem geforderten Format zu erstellen.
Bei DATEV Unternehmen online muss man nur eine individuelle E-Mail-Adresse einrichten, an welche alle Eingangsrechnungen weitergeleitet und automatisiert hochgeladen werden. Dadurch stellt die Datev sicher, dass die revisionssichere Aufbewahrung des elektronischen Formats stattfindet.
Bei Datev Auftragswesen next hingegen können Sie E-Rechnungen bereits ab dem Zeitpunkt der Umstellung versenden.

Wirkung der neuen Regelungen

Durch die Regelung zur E-Rechnung eröffnen sich neue Möglichkeiten, um die internen Rechnungswesenprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. So können auch Freigabeprozesse mittels Programmunterstützung schnell, einfach und nachvollziehbar elektronisch implementiert werden. Dies bleibt meist zeit- und ortsunabhängig, da es eine ganze Reihe von Prozess- und Berechtigungskonzepten gibt.

 

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Neue Anforderungen an digitale Kassensicherungssysteme seit dem 01.01.2024

Seit Anfang 2020 gelten neue Anforderungen hinsichtlich der Umsetzung der Aufzeichnungspflichten beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen. In den letzten Jahren haben wir bereits ausführlich über die Kassensicherungsverordnung berichtet. Mit Wirkung ab dem 01.01.2024 wurde die Verordnung erweitert.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr, um zu gewährleisten, dass Kassenvorgänge lückenlos dokumentiert werden.

Jedes elektronische Kassensystem ist durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulation zu schützen. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K), um dem Finanzamt die Daten zu Prüfzwecken zur Verfügung stellen zu können.

Überblick über die wesentlichen Änderungen

  1. Aufnahme von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern in die Liste der elektronischen Aufzeichnungssysteme

Seit dem 01.01.2024 müssen die EU-Taxameter und Wegstreckenzähler in Kraftfahrzeugen, zum Schutz von Betrugsanfälligkeit ebenfalls mit TSE ausgestattet sein. Betroffen sind insbesondere Taxi- und Mietwagenunternehmen.

Für diese Neuerung gilt allerdings eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31.12.2025.

  1. Erweiterung der Pflichtangaben für Kassenbons

Bisher war es ausreichend entweder die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls auf den Kassenbons auszuweisen. Mittlerweile sind beide Angaben verpflichtend aufzuführen.

Des Weiteren müssen auch der Prüfwert und der von der TSE vergebene fortlaufende Signaturzähler ausgewiesen werden.

Rechtsfolgen nichtordnungsgemäßer Kassenführung

Sollte aufgrund von Abweichungen zu der Kassensicherungsverordnung Zweifel an der Beweiskraft der Buchführung aufkommen, kann die Besteuerungsgrundlage geschätzt werden.

Zusätzlich drohen Geldbußen bis zu 25.000 € und weitere Prüfungen.

Unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer an Endverbraucher

Am 27. Februar 2024 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen, als Reaktion auf die EuGH-Rechtsprechung, eine neue Verwaltungsanweisung bzgl. unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer an Endverbraucher.

Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis (§ 14c UStG)

Gem. § 14c UStG ist zwischen einem unrichtigen und einem unberechtigten Steuerausweis zu unterscheiden. Ein unrichtiger Steuerausweis (§ 14c Abs. 1 UStG) liegt vor, wenn ein Unternehmer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag, als er nach dem UStG geschuldet wird, gesondert ausgewiesen hat. Ein unberechtigter Steuerausweis (§ 14c Abs. 2 UStG) liegt vor, wenn Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen wird, obwohl der Rechnungssteller hierzu nicht berechtigt ist (z. B. Kleinunternehmer).

Der Unternehmer schuldet in beiden Fällen grundsätzlich die zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer (Mehrbetrag), sofern keine Korrektur der Rechnung erfolgt. Bisher galt dies unabhängig vom Rechnungsempfänger, somit auch für Rechnungen an Endverbraucher, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

EuGH Rechtsprechung

Mit dem Urteil vom 8. Dezember 2022 entschied der EuGH, dass ein Mehrbetrag nicht geschuldet wird, wenn keine Gefährdung des Steueraufkommens vorliegt, weil die Lieferung oder Leistung an einen Endverbraucher erbracht wurde, der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Anwendung der Rechtsprechung

Gem. BMF-Schreiben vom 27. Februar 2024 wendet die Finanzverwaltung das EuGH-Urteil nur für die Fälle an, in denen der leistende Unternehmer eine Lieferung oder Leistung tatsächlich ausgeführt hat und diese nachweisbar gegenüber einem Endverbraucher mit einem zu hohen Ausweis der Umsatzteuer berechnet hat (unrichtiger Steuerausweis). Der Leistungsempfänger ist Endverbraucher, wenn er Nichtunternehmer oder Unternehmer, der die Leistung in seinem nichtunternehmerischen Bereich empfängt, ist. In diesen Fällen wird die Umsatzsteuer nicht geschuldet, sodass keine Berichtigung der Rechnung erforderlich ist.

Ausdrücklich nicht anzuwenden ist das EuGH Urteil nach Ansicht der Finanzverwaltung auf Fälle des §14c Abs. 2 UStG, mit Ausnahme des unberechtigten Steuerausweises durch Kleinunternehmer. Fraglich ist, warum somit beispielsweise bei Lieferungen an Endverbraucher, die unter die Differenzbesteuerung fallen, vom ausführenden Unternehmer aber mit dem Regelsteuersatz berechnet werden, weiterhin der Mehrbetrag geschuldet wird. Ob die Finanzverwaltung daran festhalten wird oder weitere Änderungen zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis folgen werden, bleibt abzuwarten.

Die Grundsätze des BMF-Schreibens sind in allen offenen Fällen anzuwenden.