Verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege

Mit dem 2024 veröffentlichten sogenannten „Vierten Bürokratieentlastungsgesetz“ hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dies wurde in den entsprechenden Vorschriften des HGB, der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Die Neuregelung ist für alle Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist vor dem 01.01.2025 noch nicht abgelaufen ist. Für Banken, Finanzdienstleistungsinstitute und Versicherungen gelten Sonderregelungen.

Die Verkürzung betrifft nur die Buchungsbelege. Insbesondere für den Jahresabschluss und Lagebericht selber, aber auch für die „Handelsbücher“ (also z. B. die gespeicherten Buchungen in Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung, Debitoren- und Kreditoren- sowie Lohn- und Gehaltsbuchführung) gelten unverändert zehn Jahre Aufbewahrungsfrist.

Auswirkung auf die handels- und steuerrechtliche Rückstellung für Archivierungs-/Aufbewahrungskosten

Da die Aufbewahrungspflicht eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung ist, sind die künftigen Aufwendungen für die Archivierung als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten nach § 249 HGB und analog auch in der Steuerbilanz zu berücksichtigen.

Die verkürzte Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege führt zu geringeren künftigen Aufwendungen und damit zu einer Reduzierung der Rückstellung.

Anwendung bei noch nicht erstellten Jahresabschlüssen

Da die verkürzte Aufbewahrungsfrist für alle Buchungsbelege gilt, deren Aufbewahrungsfrist vor dem 01.01.2025 noch nicht abgelaufen ist, sind die entsprechenden Rückstellungen schon im Jahresabschluss zum 31.12.2024 (bei kalendergleichem Geschäftsjahr) anzupassen.

Freiwillig längere Aufbewahrung?

Aufgrund der nunmehr vorzunehmenden Differenzierung werden ggf. auch künftig freiwillig längere bzw. unverändert zehnjährige Aufbewahrungen von Buchungsbelegen erfolgen. Auch in diesen Fällen ist eine Reduzierung der Rückstellung erforderlich, weil die öffentlich-rechtliche Verpflichtung sich auf acht Jahre verkürzt hat. Dem steht z. B. auch nicht entgegen, dass steuerrechtlich in der Abgabenordnung unverändert eine zehnjährige Verjährungsfrist für Delikte der Steuerhinterziehung gilt.

Fazit

Die Bürokratieentlastung für die verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege dürfte sich in der Praxis vielfach als überschaubar erweisen.

Für die Rückstellungsberechnung ergeben sich tendenziell eher noch erhöhte Anforderungen, weil neben der einmaligen Umstellung nunmehr zwischen zehnjähriger Aufbewahrung von „Handelsbüchern“ und achtjähriger Aufbewahrung von „Buchungsbelegen“ zu unterscheiden ist.

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