Die Kassensicherungsverordnung

Durch die im Jahr 2017 eingeführt Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurden neue Anforderungen an die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit von digitalen Aufzeichnungen bei elektronischen Kassensystemen, Registrierkassen und vergleichbaren elektronischen Aufzeichnungssystemen geschaffen.

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die technische Sicherheitseinrichtung, die grundsätzlich seit dem 01.01.2020 an allen elektronischen Kassensystemen installiert sein muss.

Die Mitteilungspflichten für elektronische Kassensysteme wurden im Rahmen der Corona-Pandemie mit weitreichenden Nichtbeanstandungsfristen effektiv außer Kraft gesetzt. Darüber hinaus fehlt es aktuell noch an dem durch das Gesetz vorgeschriebenen „amtlichen Vordruck“ bzw. einer entsprechenden elektronischen Schnittstelle zu den Finanzbehörden.

Dies bedeutet, dass Ihnen aktuell noch keine negativen Konsequenzen aus der Nichtbeachtung bzw. nicht durchgeführten Meldungen drohen. Allerdings ist zu beachten, dass Sie durch diesen Umstand nicht von der Verpflichtung entbunden werden, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die Installation der technischen Sicherheitseinrichtung.

Darüber hinaus sind Belegausgabepflichten für jedes Geschäft mit Dritten zu beachten, die deutlich umfangreicher sind als bisher.

Grundsätzliches zur Kassenführung

Für die Führung der Kassen gelten grundsätzlich die gleichen gesetzlichen Anforderungen wir für die Buchführung im Allgemeinen. Diese leiten sich aus den Vorschriften des § 238 (1) HGB und § 146 (1) AO ab. Demnach muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Mit Bezug auf die Kassenführung schreibt die Abgabenordnung weiter vor, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind (vgl. § 146 (1) S. 2 AO). Dabei sind alle Buchungen und sonstigen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.

Analog zur Buchführung gelten für die Kassenführung die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Dabei ist seitens der Steuerpflichtigen auch auf die zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung sowie auf die Unveränderbarkeit der erfassten Geschäftsvorfälle zu achten.

Auch für die Kassenführung gilt: Nur eine ordnungsmäßig geführte Kasse im Sinne der §§ 140 bis 148 AO entfaltet die im § 158 AO festgehaltene Beweiskraft, die Ihnen im Rahmen einer Betriebsprüfung Sicherheit gibt.

Offene Ladenkasse

Eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Kassensystems besteht nicht. Grundsätzlich gelten aber für die offene Ladenkasse wie auch für die elektronische Kasse die gleichen Anforderungen.

Zentraler Bestandteil dieser Anforderungen ist der Grundsatz der vollständigen Einzelaufzeichnung.

Die Aufzeichnungen der einzelnen Geschäftsvorfälle müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihr Einzelpositionen aufgegliedert werden können.

Daher müssen die folgenden Informationen bei jedem Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden:

• verkaufte, eindeutig bezeichnete Dienstleistung oder Artikel
• endgültiger Einzelverkaufspreis
• der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag
• etwaige vereinbarte Preisminderungen
• die Zahlungsart
• das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes
• die verkaufte Menge
• der Name des Vertragspartners

Die Vorschriften des § 146 (1) AO bieten jedoch eine Ausnahmeregelung, wenn die Einzelaufzeichnungen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung unzumutbar sind. Dies trifft regelmäßig für die offene Ladenkasse zu.

In diesen Fällen müssen Steuerpflichtige ihre Aufzeichnungspflichten durch die Führung eines Kassenbuchs erfüllen. Im Kassenbuch müssen alle Geschäftsvorfälle erfasst werden und die Bareinnahmen nachgewiesen.

Die Ermittlung des Kassenbestands erfolgt dabei wie folgt:

Eine Verpflichtung zur Anfertigung eines Zählprotokolls, welches die Stückelung des Bargeldbestands zum Gegenstand hat, ist nicht erforderlich (vgl. AEAO zu § 146 Tz. 3.3 und BFH-Beschluss vom 16.12.2016).

Die Anfertigung eines Zählprotokolls erleichtert aber unzweifelhaft den Nachweis darüber, dass die Kasse am Ende des Geschäftstages auch wirklich aufgenommen wurde.

Elektronisches Kassensysteme

Bereits seit Anfang 2020 gelten neue Anforderung hinsichtlich der Umsetzung der Aufzeichnungspflichten beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen. Die Aufzeichnungspflichten für elektronische Kassensysteme sind kongruent zu den Aufzeichnungspflichten bei einer offenen Ladenkasse mit dem Unterschied, dass es keine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht gibt.

Die durch das elektronische Kassensystem erzeugten Grundaufzeichnung müssen in einer Weise gespeichert werden, die die Veränderung der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle verhindert. Die gespeicherten Transaktionen müssen so miteinander verkettet sein, dass Unregelmäßigkeiten sofort auffallen.  Das verwendete Speichermedium muss in gleicher Weise vor Manipulation geschützt sein.

Besonders wichtig ist in Zukunft die sogenannte technische Sicherungseinrichtung, die nach dem Gesetzeswortlaut ab dem 01.01.2020 an allen elektronischen Kassensystemen installiert sein muss. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Hersteller müssen ihre technischen Sicherheitseinrichtungen beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizieren lassen.

Zusätzlich zu den technischen Anforderungen müssen Unternehmer zukünftig eine Reihe weiterer Anforderungen erfüllen. Zum einen müssen ab dem Jahr 2020 alle bestehenden und alle neu angeschafften Kassensysteme binnen eines Monats beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt gemeldet werden. Diese Anforderung gilt ebenso für Systeme, die von Seiten des Unternehmers außer Betrieb genommen werden.

Aktuell wurde hier seitens der Finanzverwaltung noch keine Möglichkeit geschaffen die im Einsatz befindlichen Kassensysteme entweder per amtlichen Vordrucks oder über eine elektronische Schnittstelle zu melden. Daher ergeben sich aus noch nicht erfolgten Meldungen von elektronischen Kassensystemen aktuell noch keine negativen Konsequenzen. Es bleibt jedoch zu beachten, dass die Vorschriften die elektronischen Kassensysteme betreffend bereits in Kraft getreten und daher von allen Steuerpflichtigen zu beachten sind, die ein entsprechendes System im Einsatz haben.

Die dritte Anforderung bezieht sich auf die Dokumentation von Geschäften mit anderen Teilnehmern des Wirtschaftslebens. Für jedes Geschäft muss dem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden, dessen Inhalt umfangreicher ist als bisher.

Weiterhin ist es wichtig zu wissen, dass entweder eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Kassensystem im Unternehmen eingesetzt werden kann. Eine simultane Einbindung beider Systeme ist ausnahmsweise nur in unterschiedlichen Betriebsstätten möglich. So ist es möglich in Betriebsstätte 1 eine offene Ladenkasse zu verwenden und in Betriebsstätte 2 ein elektronisches Kassensystem zu verwenden.

Sie haben Fragen zur Kassensicherungsverordnung, elektronischen Kassensystemen und dem Handlungsbedarf im Rahmen der Kassenführung? Unsere Wirtschaftsprüfer  und Steuerberater stehen Ihnen selbstverständlich für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin.

Wichtigkeit der GoBD

Der immer weiter steigenden Fokus des Gesetzgebers, der Finanzverwaltung und der Betriebsprüfer auf die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) hat für Unternehmen weit reichende Konsequenzen. Die Finanzverwaltung hat mit einem weiteren BMF-Schreiben diese Anforderungen weiter konkretisiert.

Diese Informationen sind wichtig für Sie und Ihr Unternehmen, weil die Nichtbeachtung der entsprechenden Anforderungen, respektive die fehlende Umsetzung sich daraus ergebender Prozesse im Kontext einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen und zu Steuernachzahlungen führen kann. Dafür genügt grundsätzlich bereits ein rein formaler Mangel aus.

Wir haben daher für Sie die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

Digitale Verarbeitung von Belegen

Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden. Dabei müssen alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst werden. Ob dies in Papierform oder elektronisch erfolgt, bleibt Ihnen als Steuerpflichtigem grundsätzlich freigestellt.

Werden Geschäftsvorfälle elektronisch erfasst, müssen einige Dinge beachtet werden. Sie dürfen nach Ihrer Verarbeitung nicht unbefugt und ohne Nachweis des vorherigen Zustands geändert werden können. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein. Dabei hängt die Art und der Umfang der Auswertbarkeit von den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten ab.

Hinsichtlich der Aufbewahrung gelten verschiedene Regeln. Wichtig ist, dass Sie diese Rahmenbedingungen kennen und für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Sorge tragen. Denn Sie tragen als Unternehmer die Verantwortung dafür, dass die allgemeinen Grundsätze zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eingehalten werden.

Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung ist für den Betriebsprüfer eine einfache Gelegenheit zur Zuschätzung, bei der kein konkreter Sachverhalt für sich genommen aufgegriffen werden muss.

Sind aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente im Unternehmen entstanden, sind diese in der Form aufzubewahren, in der sie entstanden sind. Sie dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen auch nicht ausschließlich in gedruckter Form aufbewahrt werden. Außerdem müssen Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

Beispielsweise ist bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen mit Word oder Excel zu beachten, dass eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig ist, wenn die Ausgangsrechnungen elektronisch aufbewahrt werden. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- und Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.

Es wird unmittelbar ersichtlich, dass für die Einhaltung der Anforderungen der GoBD ein stringenter Prozess auf fast allen Unternehmensebenen notwendig ist.

Im Rahmen unserer Beratung verfolgen wir mit Ihnen in dieser Situation zwei Ziele. Zunächst möchten wir Sie dabei unterstützen, Ihre buchführungsmäßigen Pflichten in allen Bereichen zu erfüllen, damit das Betriebsprüfungs-Risiko reduziert wird. Darüber hinaus streben wir an, die Pflicht zur Umsetzung der verschiedenen Maßnahmen zu nutzen und noch nicht gehobene Optimierungspotentiale mit Ihnen zu realisieren.

Verfahrensdokumentation

Früher war es üblich, dass steuerlich relevante Daten in der Hauptsache papierhaft in den Unternehmen der Steuerpflichtigen eingingen. Heutzutage gehen den Unternehmen diese Daten aber zunehmend digital zu und verlassen das Unternehmen auch auf dem gleichen Weg.

Aus diesem Grund muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, sobald Systeme zur Verarbeitung von digitalen Belegen im Unternehmen eingesetzt werden. Die Verfahrensdokumentation hat dabei alle Vor- und Hauptsysteme zu erfassen. Sinn und Zweck der Verfahrensdokumentation ist es, einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und das Unternehmen zu ermöglichen. Dieser Anspruch leitet sich aus den handelsrechtlichen Buchführungspflichten gem. § 238 (1) S. 2 HGB und der Abgabenordnung gem. § 145 (1) S. 1 AO ab.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation erscheint auf den ersten Blick wie sehr viel aufwendige Zusatzarbeit ohne erkennbaren Nutzen für das Unternehmen. Allerdings beinhaltet die Verfahrensdokumentation auch Chancen.

Da die Verfahrensdokumentation eine komplette Bestandsaufnahme und Verschriftlichung der Unternehmensprozesse erfordert, bietet sich die Möglichkeit Prozesse schriftlich zu fixieren und zusätzliche Transparenz für alle Mitarbeitenden zu erzeugen. Unterschiedliche Prozessbeschreibungen werden so auf einen einheitlichen Standard gebracht. Darüber hinaus können unwirtschaftliche Abläufe eliminiert und die Effizienz insgesamt gesteigert werden.

Außerdem wird bestehendes Wissen durch die schriftliche Prozessdefinition fixiert, sodass bei Personalwechseln kein Wissen über bestimmte Sachverhalte verloren geht. Binden Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation also am Besten Ihre Mitarbeiter mit ein, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Ihre Mitarbeiter haben das „Erfahrungswissen“ und tragen im unternehmerischen Alltag erheblich zum geordneten Ablauf der anfallenden Arbeit bei. Nutzen Sie dieses Wissen!

Zu guter Letzt hilft Ihnen die Prozessdefinition im Rahmen der Verfahrensdokumentation lange Einarbeitungszeiten bei neuen Teammitgliedern zu reduzieren und im Falle von Krankheits- oder Urlaubsvertretung den Zeitverlust zu minimieren.

Sie haben Fragen zum Thema der GoBD und dem Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen? Unsere Wirtschaftsprüfer  und Steuerberater stehen Ihnen selbstverständlich für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin.