Digitalisierung ist einer der Schlüsselbegriffe unserer Zeit. Digitalisierung steht vor allem für Umbruch und das Infrage stellen von Alt-Bekanntem. Für Unternehmen bedeutet dieser Wandel große Herausforderungen, da die Vielzahl neuer Technologien und Möglichkeiten schier unüberschaubar erscheint.

Unsere Beratung unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und die Chancen, die die Digitalisierung bereit hält zu nutzen. Wir glauben, dass eine fundierte und zukunftsgerichtete Digitalisierungsstrategie unseren Mandanten die Möglichkeit eröffnet, ihre bereits bestehenden Wettbewerbsvorteile weiter zu zementieren und damit in Zukunft eine noch bessere Position am Markt einnehmen zu können.

Dies beginnt bei einer digitalisierten Buchführung, die es ermöglicht aktuelle Zahlen in klarer Darstellungsweise zu jeder Zeit abrufen zu können. Sie erhalten so von uns immer die Möglichkeit auf neue Entwicklungen zu reagieren.

DATEV Unternehmen Online

Mit DATEV Unternehmen Online  bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Finanzbuchführung und Lohnbuchführung zu digitalisieren. Dadurch realisieren Sie Vorteile bei der Effizienz der Buchführung. Dies beginnt bereits damit, dass Buchführungsunterlagen nicht mehr physisch zu Ihrem Steuerberater gebracht werden müssen. Zusätzlich bleiben Ihre Unterlagen revisionssicher, GOBD-konform und digital jederzeit für Sie verfügbar. Umfangreiche papierhafte Ablagesysteme gehören damit der Vergangenheit an. Durch verschlüsselte Kommunikationswege erhalten Sie aktuellste betriebswirtschaftliche Auswertungen zu jeder Zeit schnell, sicher und vollkommen papierlos.

Die Verankerung der Belege in der Finanzbuchführung und Lohnbuchführung bewirkt, dass Sie Entwicklungen im Unternehmen bis auf die Ebene eines einzelnen Beleges nachvollziehen können. So behalten Sie jederzeit den Überblick und damit auch die Kontrolle über betriebliche Ausgaben. Unsere digitalen Angebote bieten außerdem Schnittstellen für viele branchenspezifische Software-Angebote. Damit werden umständliche Umstellungsprozesse vermieden.

Folgende Tools stellen eine sinnvolle Ergänzung von DATEV Unternehmen Online dar und führen zu mehr Effizienz bei der Unternehmenssteuerung.

Upload Mail

Das Software-Tool „Upload Mail” bietet Ihnen die Möglichkeit Eingangsrechnungen ohne papierhafte Zwischenablage und manuelles Scannen direkt zu Unternehmen Online hochzuladen. Dazu werden eine Zieladresse und eine oder mehrere Trägeradressen definiert. Anhänge von Mails dieser Adressen werden direkt in das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem von Unternehmen Online hochgeladen. Ihr Vorteil? Durch die Umstellung des Rechnungseingangs auf ein digitales Verfahren reduzieren Sie manuellen Belegverarbeitungsaufwand, erhöhen die Effizienz in der Buchführung und sparen so Kosten.

Upload Mobil

Neben „Upload Mail“ gibt es eine weitere Möglichkeit, den papierhaften Beleganfall zu reduzieren und die Effizienz in der Buchführung zu erhöhen. „Upload Mobil“ ermöglicht Ihnen, Belege von unterwegs aus zu Unternehmen Online hochzuladen. Dazu laden Sie einfach die zugehörige App auf Ihr Handy herunter. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, werden von Ihnen gescannte Belege sicher verschlüsselt zu Unternehmen Online hochgeladen und revisionssicher archiviert. Gerade wenn es um kleinere betriebliche Ausgaben geht (bspw. Tankquittungen oder Parkscheine), ist die Möglichkeit des einfachen, schnellen und sicheren Uploads der Dokumente eine praktische Alternative zur Sammlung und zum nachträglichen Upload dieser doch meist sehr unhandlichen Belege. Die Nutzung von Upload Mobil ist mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden.

Smart Login

Ein Werkzeug, dass Ihnen den Zugang zu DATEV Anwendungen erleichtert, ist „Smart Login“. Dabei handelt es sich um eine App, die Sie statt der alt-bekannten Smart-Card zur Anmeldung bei allen von Ihnen genutzten DATEV Anwendungen verwenden können. Bei der Anmeldung scannen Sie einfach den angezeigten QR Code ab und melden sich sicher und unkompliziert in der jeweiligen Anwendung an. Die Nutzung des Smart Login ist kostenfrei.

Auftragswesen Online

Zuletzt möchten wir mit „Auftragswesen Online“ noch ein Instrument vorstellen, das den Bereich der Ausgangsrechnungen betrifft. Mittels „Auftragswesen Online“ können Sie GoBD-konform Ausgangsrechnungen erstellen. Dieses Programm ist ein „Must Have“ für alle, die noch nicht GoBD-konform Rechnungen erstellen. Darüber hinaus bietet das Programm die Chance, digitale Angebote für Ihre Kunden zu erstellen und diese unkompliziert in eine Rechnung umzuwandeln. Dabei können Sie das Layout der Angebote bzw. Rechnungen Ihren unternehmensindividuellen Vorstellungen anpassen. Nach erfolgter Rechnungsstellung bietet „Auftragswesen Online“ auch die Möglichkeit zur Abwicklung des Mahnwesens. So behalten Sie Ihre offenen Forderungen stets in Echtzeit im Blick. Da das Instrument browserbasiert ist, benötigen Sie keine zusätzliche Software und können es auch von unterwegs aus verwenden.

Ihre Vorteile

Zusammengefasst helfen wir Ihnen mit unseren Tools und Instrumenten dabei, die Rechnungswesen-Prozesse Ihres Unternehmens zu verbessern. Sie helfen dabei, die Buchführung durch Digitalisierung weiter zu optimieren und zu vereinfachen. Durch weniger physisches Belegaufkommen, weniger Scan-Aufwand und die höhere Effizienz durch die Verfügbarkeit von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten erleichtern wir den unternehmerischen Arbeitsalltag. So schaffen wir für Sie Freiräume, damit Sie sich noch mehr auf Ihr Kerngeschäft und die Festigung Ihrer Wettbewerbsvorteile konzentrieren können.

Ganz unabhängig von den genannten Instrumenten empfehlen wir Ihnen, den Schritt von papierhaften Eingangsbelegen zu elektronischen Belegen zu machen, um manuellen Aufwand zu minimieren. Sofern Sie bereits elektronische Belege erhalten, können und müssen diese als elektronische Version ins Portal von DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. Ein gescannter Ausdruck eines elektronischen Belegs ist nach den Ausführungen der Finanzverwaltung nicht zulässig.

Als Ausblick auf weitere Entwicklungsschritte des Portals von DATEV Unternehmen Online können wir Ihnen mitteilen, dass derzeit auch ein elektronischer Rechnungsfreigabeprozess entwickelt wird. Dieser ist für das 4. Quartal 2020 geplant.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns gerne und wir besprechen die notwendigenSchritte für die Umsetzung.

Selbstverständlich beraten wir Sie auch gerne in Bezug auf die Umstellung der internen Prozesse im Rahmen der Digitalisierung.